Sähköinen allekirjoittaminen on kasvanut eksponentiaalisesti. Tällä hetkellä päivässä allekirjoitetaan sähköisesti saman verran kuin vuonna 2011 yhteensä. Miljoona yksittäistä henkilöä on allekirjoittanut sähköisesti Suomessa Visma Signilla. Yritysten sopimusprosessien sähköistämistä tukevat erityisesti tietoturvallisuus, helppous sekä lainvoimaisuus.
Sähköinen allekirjoitus perustuu vahvaan tunnistautumiseen, jolla varmistetaan allekirjoittajan henkilöllisyys pankkitunnusten tai mobiilivarmenteen avulla ajasta ja paikasta riippumatta. EU-direktiivi ja Suomen laki on tunnustanut sähköiselle allekirjoitukselle juridisesti sitovan aseman.
Sähköisen allekirjoittamisen murros
Visma Sign tuli laajasti yritysten ja yksityishenkilöiden saataville vuonna 2011. Allekirjoittajien määrä on kasvanut eksponentiaalisesti. Tällä hetkellä yli miljoona yksittäistä henkilöä on allekirjoittanut Suomessa Visma Signilla ja sähköisiä allekirjoituksia tehdään päivässä määrällisesti saman verran, kuin vuoden 2011 aikana yhteensä.
Kuva: Yksittäisten allekirjoittajien määrän kehitys Visma Sign -palvelussa vuosina 2010-2018
Ensimmäisinä sähköisen allekirjoittamisen omaksuivat vakuutus- ja rahoitusalan yritykset sen tuoman ilmiselvän hyödyn vuoksi. Sähköinen allekirjoitus nopeutti jokapäiväisten asioiden hoitamista ja toistuvia palveluprosesseja huomattavasti.
Tietoturvallinen ja aina todennettavissa
Sähköiseen allekirjoittamiseen liittyy paljon automaattista ja yrityksille näkymätöntä tiedonkulkua. Sen avulla varmistetaan tietoturvallisuus ja tiedon luotettavuus. Allekirjoittaville tahoille jää esimerkiksi täsmällinen tieto allekirjoittajan henkilöllisyydestä, allekirjoituksen ajankohdasta ja allekirjoitetusta asiakirjasta. Kaikki allekirjoittajat ovat alusta alkaen vahvasti tunnistettuja, mikä lisää tietoturvallisuutta ja poistaa selvitystyötä.
Tarkka todennettavuus on vähentänyt myös moneen yritykseen kohdistuvia petosyrityksiä. Kun allekirjoitusprosessi on näin läpinäkyvä ja kattava, huijausyritykset karsiutuvat heti alkuunsa. “Sähköinen asiakirja ja siihen liittyvä allekirjoitus eivät tuhoudu koskaan. Prosessin jokaisesta vaiheesta jää aina jälki. Paperinen vaihtoehto ei yksinkertaisesti yllä samaan miltään kannalta katsottuna”, Antti Larvala, Visma Signin tuotepäällikkö tiivistää.
Sähköinen allekirjoittaminen integroidaan usein yritysten järjestelmiin, jotta sopimusprosessit saadaan automatisoitua mahdollisimman pitkälle. Integraatioiden avulla esimerkiksi vakuutusten tai vuokrasopimusten solmiminen ja niihin liittyvät taustatyöt hoituvat yhdessä hetkessä ja tarvittavat tiedot kulkevat kaikille osapuolille automaattisesti. Lisäksi kaikki pysyy tallessa sähköisessä muodossa.
Vaikka sähköistyminen on jokaisen arkipäivää, sähköinen allekirjoitus saattaa vielä herättää epäilyksiä. “Tietyt tahot saattavat olla epävarmoja sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan hyväksymisestä, mutta usein kyse on tiedon puutteesta tai vanhentuneista linjauksista. On mahdollista, että tieto sähköisen allekirjoituksen asemasta ei ole kulkenut asiakirjaa käsittelevälle henkilölle. Standardin mukaisella sähköisellä allekirjoituksella on lain myöntämä asema ja siihen voi luottaa huoletta”, Larvala summaa.
Lisätietoja:
Antti Larvala, +358 50 4343343, antti.larvala@visma.com, Visma Solutions Oy
Visma Solutions
Visma Solutions Oy on Suomen johtava pilvipalveluiden ohjelmistotoimittaja, joka tarjoaa ratkaisut liiketoiminnan hallintaan ja johtamisen tueksi pk-yrityksille. Ratkaisuja käyttää Pohjoismaissa 170 000 yritystä. Visma Solutionsin tuoteperheeseen kuuluvat taloushallinnon ja toiminnanohjauksen ratkaisu Visma Netvisor, työnohjausratkaisut Visma Severa ja ValueFrame, verkkolaskuoperaattorialusta Maventa sekä sähköinen allekirjoituspalvelu Visma Sign. Taustallamme on ketterä pohjoismainen ohjelmistotalo Visma, joka työllistää Suomessa yli 1200 asiantuntijaa. www.vismasolutions.com
