Keväällä 2023 toteutetun kyselyn mukaan sähköistä allekirjoitusta käyttää Suomessa ja Norjassa noin 55 % yrityksistä, Ruotsissa 39 %. Niissä yrityksissä, joissa sähköistä allekirjoitusta käytetään, palvelun käyttö on lisääntynyt ja käyttöä aiotaan edelleen lisätä.
Sekä Suomessa että Norjassa yli 60 % sähköistä allekirjoitusta käyttävistä yrityksistä aikoo lisätä sen käyttöä entisestään. Ruotsissa käyttöä aikoo lisätä noin 46 % yrityksistä.
Sähköistä allekirjoitusta voi hyödyntää kaikissa yrityksen dokumenteissa. Käyttötarkoituksen suosio vaihtelee Pohjoismaissa hieman.
Suomessa sitä käytetään eniten myynnissä, esimerkiksi kauppakirjojen allekirjoittamiseen. Toiseksi eniten sitä käytetään yhteistyösopimuksiin ja kolmanneksi eniten hallinnollisissa dokumenteissa, kuten hallitusten kokouspöytäkirjojen ja tilinpäätösten allekirjoittamiseen.
Ruotsissa yleisin käyttötarkoitus on yhteistyösopimukset, toiseksi yleisin hallinnolliset dokumentit ja kolmanneksi myynnin asiakirjat. Norjassa sähköistä allekirjoitusta hyödynnetään eniten hallinnollisten dokumenttien, toiseksi eniten laillisten asiakirjojen ja kolmanneksi henkilöstöhallinnon dokumenttien allekirjoittamiseen.
Kyselyn perusteella merkittävimmät syyt olla ottamatta sähköistä allekirjoitusta käyttöön ovat allekirjoitettavien dokumenttien vähäinen määrä ja yrityksen pieni koko.
Tietoturva tärkeimpiä syitä käyttää sähköistä allekirjoitusta
Kysyttäessä tärkeimpiä sähköisen allekirjoituspalvelun valintakriteereitä nousi kaksi ominaisuutta selkeästi esiin kaikissa kolmessa maassa. Jos yritys olisi hankkimassa sähköisen allekirjoituksen palvelua, sen olisi oltava tietoturvallinen ja helppokäyttöinen.
Kyselyssä selvitettiin myös pohjoismaisten yritysten dokumenttien hallintaa laajemmin. Näyttää siltä, että vaikka asiakirjojen allekirjoituksessa tietoturvaa pidetään tärkeänä, niiden säilytyksessä se ei ole yhtä tärkeää.
Suomessa ja Ruotsissa suurin osa dokumenteista arkistoidaan paperisena mappeihin (Suomi 63 %, Ruotsi 52 %). Norjassa mappeihin säilöö dokumenttejaan vain 29 % yrityksistä. Norjassa yleisin tapa säilyttää yrityksen tärkeät dokumentit on tietokoneen kovalevy (34 %). Suomessa (50 %) ja Ruotsissa (47 %) se on toiseksi yleisin tapa. Usein yrityksissä käytetään useaa eri arkistointitapaa.
Tietoturvallisin vaihtoehto, pilvipalvelu, on yleisimmin käytössä Norjassa, missä 29 % yrityksistä ilmoitti käyttävänsä sitä yhtenä vaihtoehtona. Suomessa pilvipalvelua käyttää 19 % ja Ruotsissa 10 % yrityksistä.
Visma Sign on Pohjoismaiden tunnetuin sähköisen allekirjoituksen palvelu
Sähköisen allekirjoituksen käyttö lisääntyi merkittävästi vuonna 2020, kun maailma siirtyi pandemian myötä monella saralla etämoodiin. Visma Sign nousi silloin Suomen suosituimmaksi sähköisen allekirjoituksen palveluksi. Kaksi vuotta myöhemmin se on noussut Suomen lisäksi myös Ruotsin ja Norjan tunnetuimmaksi sähköisen allekirjoituksen palveluksi.
Suomessa Visma Sign on selkeä markkinajohtaja. Maksullista palvelua käyttävistä yrityksistä 36 % käyttää Visma Signia. Toisena olevaa Adobe Signia käyttää 8 % vastaajista. Ruotsissa ja Norjassa kilpailu on kireämpää. Ruotsissa käytetyin on Scrive (10 %) ja Visma Sign toisena (8 %). Norjassa Visma Sign on tasoissa Adoben kanssa 11 %:n osuudella.
Visma Sign on selkeästi tunnetuin sähköisen allekirjoituksen palvelu Suomessa. Sillä on ylivoimaisesti korkein tietoisuus (66 %), sen käyttöönottoa harkitaan eniten (50 %) ja se on suosituin valinta (33 %).
Visma Signin vahvaa asemaa markkinoilla selittänee ainakin osin se, että sitä pidetään luotettavana, turvallisena ja vaivattomana käyttää. Nämä ominaisuudet nousivat kolmen kärkeen lähes kaikissa kyselyn maissa, kun kysyttiin, mitä ominaisuuksia vastaaja liittää Visma Signiin.
Lisätietoja:
Terhi Tella, Product Marketing Lead, Visma Sign, Visma Solutions Oy, +358 50 347 5156
nSight toteutti Visma Solutionsin tilaaman yritysten digitalisoitumista Pohjoismaissa selvittäneen kyselyn. Kyselyyn vastasi 307 yrityspäättäjää Suomesta, Ruotsista ja Norjasta. Kyselyyn osallistui kaiken kokoisia yrityksiä eri toimialoilta ja vastaajiksi valittiin yritysten päättävissä rooleissa olevia henkilöitä.
Visma Solutions Oy
Visma Solutions Oy on Suomen johtava pilvipalveluiden ohjelmistotoimittaja, joka tarjoaa ratkaisut liiketoiminnan pyörittämisen ja johtamisen tueksi pk-yrityksille. Ratkaisuja käyttää Suomessa lähes 80 000 yritystä. Visma Solutionsin tuoteperheeseen kuuluvat Netvisor, Severa ja ValueFrame, Maventa, Visma Sign sekä Clento. Taustallamme on ketterä pohjoismainen ohjelmistotalo Visma, joka työllistää Suomessa yli 1400 asiantuntijaa.
Visma
Visma on johtava liiketoimintakriittisten pilviohjelmistojen toimittaja. Yhtiön liikevaihto oli 2,06 miljardia euroa vuonna 2022. Vismalla on 14 000 työntekijää ja 1,4 miljoonaa asiakasta Euroopassa ja Latinalaisessa Amerikassa. Rakennamme toimivampaa yhteiskuntaa yksinkertaistamalla ja automatisoimalla kaikenkokoisten yritysten ja organisaatioiden työtä.
Suomessa 1400 Visman asiantuntijaa auttaa asiakkaita sujuvoittamaan liiketoimintaansa.
www.visma.fi
